U digitalizace dokumentů se často setkáváme s tím, že motivací je v první řadě úspora nákladů a automatizace firemních procesů. Pouští-li se firma do obdobného projektu, prvotní úvahou je začít s naskenováním stávajícího archivu papírových dokladů. Nejvyšší přidanou hodnotu vám však digitalizace může přinést, když se vzniku papírového dokladu vyhnete úplně. Papír a nakládání s ním je obvykle nejdražším článkem celého procesu.
Zpracování přijatých faktur
Výborným příkladem je zpracování přijatých faktur. Bývalo zvykem přijaté faktury v prvním kroku naskenovat, a následně je obvyklým způsobem zpracovávat. Teprve pak se pomalu přistupuje k dalšímu kroku, kdy se přestanou faktury zasílat v papírové formě a dostáváte je elektronicky již od dodavatelů. Už jen tímto krokem ušetříte spoustu času, a tedy i peněz. Proto bývá zpracování faktur první oblastí, do níž se firmy při projektech digitalizace pouštějí.
Digitalizace žádostí a formulářů agendy zaměstnanců
V běžné firmě najdete spoustu dalších procesů, které můžete digitalizovat a zcela odstranit papírovou formu dokladů. Vezměme si například zaměstnaneckou agendu a proces podání žádosti o zpracování ročního zúčtování daně, které je typickým příkladem papírového procesu. Běžně funguje tak, že zaměstnanec vypíše papírovou žádost, vy ji zkontrolujete, případně naskenujete a relevantní údaje přepíšete do mzdového softwaru ke zpracování. Je zřejmé, že toto pojetí s digitalizací příliš společného nemá a požadovaný efekt vám nepřinese. Zahájíte-li digitalizaci již na vstupu a nahradíte papírový formulář elektronickým, zabráníte samotnému vzniku papíru a benefity budou výrazně vyšší.
Výhody digitalizace žádostí a formulářů
- Je výrazně komfortnější pro všechny zapojené osoby.
- Snižuje chybovost při zadávání formuláře. Elektronický formulář může být interaktivní a na rozdíl od papírového může obsahovat relevantní kontroly či kontextovou pomoc. Zaměstnance tak provede celým procesem výrazně komfortněji a bez chyb.
- Kontrola případných chyb odpadá nebo se minimalizuje, neboť údaje ověříte už při zadávání.
- Vyšší efektivita zpracování formulářů. Data dostanete od zaměstnance již ve strukturované podobě a můžete automatizovat přenos do mzdového softwaru pomocí exportu. Není nutný manuální přepis dat.
- Úspora přímých nákladů na papír, není třeba doručovat papírové formuláře k zaměstnancům, následně je sbírat a podobně.